Оформление заказного письма с описью вложения
Отправка рассматриваемого типа письма с дополнительным формированием описи вложения не влечет за собой сложностей и заключается в соблюдении вышеописанной очередности действий.
Основное отличие состоит только в том, что в данном случае требуется сформировать соответствующий бланк «Опись вложения» по форме 107.
Она предоставляется на бесплатной основе в любом почтовом отделении по первому требованию отправителя корреспонденции.
Опись вложения – дополнительная функция, которой может воспользоваться каждый клиенты Почты России в любой удобный для себя момент.
Для возможности без каких-либо проблем отправить соответствующую корреспонденцию достаточно выполнить несколько основных действий:
- Приобрести конверт требуемого размера и указать на нем соответствующие реквизиты.
- Заполнить несколько экземпляров с описью вложения.
Именно на основании такого сформированного документа, адресат оставляет за собой законное право проверить содержимое конверта.
Необходимо также обращать внимание на то, что во время отправки такого типа корреспонденции с дополнительной функцией описи конверт нужно передавать оператору в распечатанном виде (не заклеивать его). Это связано с необходимостью проверить оператором его содержимого на предмет отсутствие чего-либо запрещенного
Что такое опись вложения в ценное письмо? Описание бланка и правила его заполнения.
В России для того чтобы отправить ценное письмо нужно оформить еще некоторые дополнительные документы. Это обычная практика. Одной из таких бумаг является опись вложения в ценное письмо. Для чего она нужна и что вообще представляет собой такая бумага? Об этом лучше рассказать подробно.
Обязательная гарантия
Люди давно привыкли, что посредством почты можно отправить друг другу все что угодно. Речь идет не только о послании личного характера или поздравительной открытке. Отделения связи принимают у населения и организаций для передачи также посылки или бандероли. Для правильного оформления каждого из этих 3 видов отправлений необходимо предварительно составить перечень того, что находится у них внутри.
А что делать, если речь идет о ценном письме? Процедура в этом случае должна быть аналогичной. На месте отправитель должен составить опись вложения в ценное письмо. Этот документ выполняет две функции. Во-первых, он полностью описывает содержимое отправляемого конверта. По ней адресат всегда может проверить, дошло ли до него послание в полном объеме.
Во-вторых, опись вложения в ценное письмо позволяет определить денежный эквивалент содержимого. Это пригодится в том случае, если вдруг передаваемые документы или иные бумаги не дойдут до адресата и будут утеряны по пути следования.
Процедура отправки
Отправка ценного письма осуществляется по утвержденной инструкции. Для такой работы обязательно понадобятся: передаваемые документы, конверт, ручка и дополнительные бланки. Процедура включает в себя несколько несложных шагов:
- Сначала гражданин должен собрать все бумаги, которые ему нужно будет отправить.
- После этого их нужно сложить в конверт, а затем заполнить его с лицевой стороны по всем правилам.
- Потом необходимо составить опись вложения в ценное письмо в двух экземплярах, и поставить личную подпись на каждом из них.
- После этого подготовленные бумаги нужно передать работнику почты для дальнейшего оформления. Он должен первым делом внимательно сверить оба экземпляра описи между собой, чтобы между ними не было никаких расхождений. Затем один бланк следует вложить в конверт. Он будет передан адресату вместе с содержимым. Второй остается на руках у отправителя.
Если конверт при получении окажется вскрытым, то с помощью описи можно будет удостовериться в том, что все передаваемые бумаги находятся на месте.
Форма документа
Приказом Федерального государственного унитарного предприятия «Почта России» №114-п от 17.05.2012 года утвержден внешний вид, который должна иметь опись вложения в ценное письмо. Бланк указан в нем как форма 107. Он состоит из нескольких частей:
- наименование документа («Опись»),
- три строки («вложение в», «куда», «на имя»),
- таблица, состоящая из четырех столбцов (№ п/п, наименование и количество предметов, а также их ценность),
- строка «общий итог ценности»,
- подпись отправителя,
- подпись работника отделения связи, который проверил бланк.
Каждую строку гражданин должен заполнить от руки, а затем внимательно проверить, чтобы не было ошибок или расхождений между экземплярами. Во избежание недоразумений лучше не допусках грамматических или иных ошибок. Любые неточности могут привести к конфликтам в момент получения такого письма. Внизу на документе после основного текста должна стоять печать того отделения связи, которое приняло данную корреспонденцию.
Правила заполнения
Если отправитель не знает, как правильно заполнить опись вложения в ценное письмо, образец можно взять у работников отделения или посмотреть на стенде. В принципе, такая работа не должна вызвать особых затруднений. Необходимо просто поочередно вносить информацию в каждую строку:
- В первой графе необходимо отметить, что оформляется «вложение в ценное письмо».
- В следующей строчке — полный почтовый адрес. Причем он должен совпадать с тем, что указан на конверте.
- Далее нужно указать Ф. И. О. адресата, так как именно на его имя придет письмо.
- После этого в каждую строчку таблицы внести данные обо всех отправляемых документах, указывая их название, количество и приблизительную ценность. Надо понимать, что именно эти деньги будут выплачены в случае утери. Если же, по мнению отправителя, документ не имеет ценности, то в соответствующей графе нужно поставить прочерк.
- Подсчитав общую сумму, необходимо расписаться и передать бланк работнику отделения.
Времени на это потребуется не много, зато отправитель будет иметь некоторую уверенность. Большинство организаций пользуются услугами Почты России. Отправление писем в налоговые органы обычно производится с описью вложения. Такие письма называются ценными. Но опись вложения можно также отправлять и с посылкой.
Как правильно отправить претензию по почте? Дополнительные меры
Допустим, что все меры, направленные на доставку претензии по почте, выполнены. Но адресат упорно не желает получать письмо. Может, потому, что подозревает о его содержимом, а, может, всё гораздо банальнее. Работникам организации просто лень сходить на почту, или, как пишут в отзывах знающие люди, юр. лица оформляют доверенности на своих работников только на получение заказных писем (согласно типовому почтовому бланку доверенности), а вот про ценные, к сожалению, забывают или ленятся их составить. Как все-таки заставить вторую сторону получить отправление?
Первое, что на форумах рекомендуют сделать, – отправить вслед жалобе телеграмму. В тексте послания нужно указать, что вы отправили письмо по почте и просите ее получить (только укажите номер письма). Телеграмму вручают непосредственно адресату, без предварительных извещений о ее поступлении. Поэтому шансов, что ее не получат практически нет. Таким образом, вы надлежаще оповестите ответчика о поступлении претензии. А в случае его отказа получать заказное (или ценное) письмо это будет расценено как намеренное уклонение от исполнения обязательств.
Второй вариант – использовать ту же телеграмму как основное средство оповещения. В этом случае весь текст претензии прописывается в пересылаемом телеграфном сообщении. Но этот способ полноценно работает лишь в тех случаях, когда размер текста небольшой, т.е. занимает не более 1 листа. Правда, такой способ «влетит в копеечку». Как вариант, можно отправить только основную мысль претензии, выдержку из неё в нескольких слова, например: «Прошу сделать перерасчёт страховой премии и вернуть её часть в связи с полным досрочным погашением кредита».
Отправка заказного письма с уведомлением: алгоритм действий
В случае возникновения необходимости, человек или законный представитель коммерческой структуры может отправить другой организации или физическому лицу заказное письмо с уведомлением.
Пересылка корреспонденции с оповещением о передаче и описью вложения может осуществляться по одному из следующих тарифов:
- стандарт;
- особый: в этом случае доставка письма с описью вложения осуществляется исключительно лично в руки получателю или лицу, имеющему при себе паспорт и доверенность от адресата.
Главная разница между этими тарифами заключается в их стоимости.
На сегодняшний день для клиентов Почты России действуют следующие цены:
- для отправки адресной корреспонденции придется заплатить 62 рубля;
- отправка простого конверта обойдется существенно дешевле, а именно в 26 рублей.
Учитывая эти факты, выбор определенного типа отправки корреспонденции будет зависеть не только от предпочтений адресата, но и его желания сэкономить. Так, к примеру, одни клиенты почтового оператора хотят иметь на руках документальное подтверждение успешной доставки документов нужному человеку, а вторые желают экономить, поэтому оформляют стандартную отправку простых уведомлений.
В случае возникновения проблем с заполнением сопроводительной документации для адресных и простых писем, отправляемых с уведомлением и описью вложения, клиент может взять образец заполнения этих бумаг в любом отделении Почты России или воспользоваться помощью сотрудника отделения связи, чтобы написать всю нужную информацию в бланках.
Виды уведомлений
Перед тем как начать писать письмо с уведомлением о его выдаче адресату, правильно будет ознакомиться с тем, какие существуют типы уведомлений. Почта России предлагает своим клиентам следующие типы уведомлений:
- Простые. Принцип работы таких извещений выглядит достаточно просто. После того как письмо или другой тип отправлений придет на отделение почты получателя, ему будет отправлено извещение о том, что он его может забрать в конкретном отделении, предъявив при этом операционисту свой паспорт и извещение. Такие сообщения разносятся почтальонами и вкладываются в почтовые ящики получателей.
- Заказные. При пересылке адресного письма, в том числе и с описью вложения, и с подключением опции уведомления о прибытии корреспонденции, само извещение будет передаваться исключительно в руки адресату. Это означает, что получатель оперативно получит информацию о прибытии на его имя корреспонденции. При этом в оповещении будут указаны конечные сроки, когда он сможет забрать конверт с отделения связи до момента его обратной отправки лицу, выступающему в роли отправителя.
- Электронные. Электронные оповещения о факте передачи корреспонденции в руки адресата представляют собой полный аналог обычных оповещений, но только в цифровом формате. Эта услуга дает возможность адресату скачать скан-копию оповещения с личного кабинета на сайте Почты России в разделе «Отслеживание».
При возникновении дополнительных вопросов клиент оператора связи всегда сможет получить квалифицированный ответ, позвонив по телефону клиентской поддержки Почты России 8-800-100-00-00. Для этого не потребуется даже приходить в отделение связи.
Что такое уведомление о вручении, и какие виды писем можно с ним отправить
Уведомление о вручении – специальный документ, который информирует отправителя о том, что его почтовое отправление доставлено и выдано лично в руки адресата или его законного представителя. На документе проставляется дата вручения, указывается фамилия и имя получателя, а доказательством вручения является подпись получателя.
Уведомление о вручение представляет собой бланк формы 119 (ф. 119). Бланк прикрепляется к пересылаемому письму и доставляется вместе с ним. После выдачи письма адресату документ возвращают назад также по почте и передают отправителю.
Уведомление может быть двух видов: простое и заказное. Первое доставляется почтальоном и опускается в почтовый ящик, второе – выдается лично в руки также почтальоном или в отделении Почты России. В последнем случае для информирования человека о прибытии на его имя уведомления почтальон приносит извещение.
Отправить с уведомлением можно только заказное или ценное письмо.
Эти виды писем являются регистрируемыми, то есть данные о них заносятся в систему, а после их оформления человеку выдается чек, в котором указан трек-номер для отслеживания.
Ценная и заказная письменная корреспонденция по правилам Почты России выдается в обязательно порядке лично в руки адресата (или его представителя). Опускать в почтовый ящик их нельзя. В этом собственно и заключается их главное отличие от простого письма.
Если говорить об отличиях заказного и ценного письма, то отличие одно – для ценных отправлений указывается «объявленная ценность». В случае повреждения или потери такого отправления почта выплачивает компенсацию. Помимо этого для ценной корреспонденции есть еще одна дополнительная услуга, которую отправитель может применить – опись вложения.
Обязательно ли наличие описи для ценного письма
Опись сделанных вложений – это один из основных атрибутов ценного письма, но при этом составляется такой вкладыш только по желанию отправителя. В этом случае страхуется только сама посылка, и будет действовать защита только на случай утери. Если опись не нужна, и почтой пересылаются стандартные документы, не несущие отдельной ценности, можно воспользоваться заказным вариантом отправления. В нем нет перечня вложений, но уведомление о доставке корреспонденции также заполняется получателем.
Простое письмо для пересылки документации применять нежелательно, поскольку оно не имеет трек-кода, и отслеживание такого отправления будет невозможным. Кроме того, почта менее аккуратна в обращении со стандартными письмами, а вероятность утери или критического повреждения в случае с ними гораздо выше. Не исключено, что идти оно тоже будет дольше, поскольку отследить его стороны не смогут, как и обратиться на почту с претензией.
Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении
Уведомление о вручении – это специальный документ, который проинформирует отправителя письма о том, что оно доставлено и вручено адресату или его законному представителю. В документе будет стоять подпись получателя, указано время и дата вручения. Уведомления бывают простые и заказные. Первое будет опущено в почтовый ящик, второе вручается лично в руки.
Уведомление о вручении представляет собой бланк (форма 119), который переправляется вместе с письменной корреспонденцией, а после вручения ее направляется по обратному адресу.
Чтобы отправить заказное письмо с уведомлением, отправителю необходимо самостоятельно заполнить бланк ф 119. Форму можно взять в любом отделении Почты России абсолютно бесплатно и там же ее заполнить. После заполнения документ вместе с письмом передается оператору.
Образец заполнения:
На лицевой стороне формы указываются данные именно отправителя письма, который в последующем станет получателем этого уведомления.
Помимо письменного информирования о вручении у почты есть услуга СМС-информирования. Чтобы воспользоваться данной услугой, необходимо заполнить специальный бланк, который можно спросить на почте. Стоимость одного СМС-сообщения – 10 рублей.
Заказное письмо можно отправить 1 классом – это ускоренный вид доставки (авиапересылка). За ускоренную доставку самолетом необходимо будет доплатить, цена зависит от веса, расстояния пересылки и места (региона РФ) отправки. «Первый класс» наиболее актуален для населенных пунктов, между которыми предусмотрено авиасообщение. Как отправить заказное письмо 1 классом? Сообщите о своем намерении оператору. Дополнительные документы и бланки заполнять не требуется.
В чём плюсы отправления почтой?
Самое главное — дата, которая будет стоять на штампе (ставит сотрудник почты, когда принимает) будет означать дату принятия декларации.
То есть, отправляя письмо почтой, можно не волноваться, что оно будет долго идти до отделения налогового ведомства. Сколько бы оно не шло и где бы ни задержалось, всё равно вы уже не опоздаете с подачей отчётности, если отправили письмо вовремя.
Этот же вариант подходит более всего, если до конца срока сдачи декларации остался один день. Вы просто отправляете отчёт почтой и не беспокоитесь за сроки. Потому как, напомним, за не вовремя поданные документы, предпринимателю грозит штраф и пени.
Заказное письмо с уведомлением — что это такое?
Часто для заказной корреспонденции выбирают еще такую дополнительную услугу, как уведомление о вручении. Это документ, подтверждающий получение письма адресатом. При пересылке важных бумаг он является официальным доказательством того, что почтовое отправление доставлено получателю.
Для оформления этой услуги нужно заполнить специальный бланк уведомления о вручении заказного письма, который можно получить в почтовом отделении. Заполненная отправителем форма пересылается в пункт назначения вместе с письмом. После вручения корреспонденции получатель расписывается на уведомлении, и оно отсылается обратно.
Опись вложения в ценное письмо Почта России
Опись вложения – это документ, который вкладывается в почтовое отправление и содержит наименование, количество и стоимость отправляемых предметов. Опись вложения используют при отправке ценных писем, посылок, бандеролей. Данный документ должен быть завизирован штампом почтового отделения перед запечатыванием почтового отправления.
Как заполнить опись вложения
Рассмотрим порядок заполнения бланка описи вложения в почтовое отправление. Сначала указываем вид отправления: ценное письмо, бандероль или посылка. Затем в строке «Кому» пишем ФИО, в строке «Куда» — почтовый адрес получателя.
Переходим к заполнению таблицы, в которой указываем № п/п, наименование отправляемых предметов, их количество и стоимость (в руб.). Объявленная ценность влияет на сумму компенсации в случае утери почтового отправления
Но при этом важно учитывать, что чем она выше, тем больше страховой сбор за отправление почтовой посылки. По желанию отправителя ее можно не указывать.
Далее подводим итог: прописываем цифрами общий итог отправляемых предметов и объявленной ценности. В строке «Отправитель» ставим подпись. Ниже указывается должность и ставится подпись почтового работника, который проверил всю заполненную информацию.
Опись вложения составляется в двух экземплярах – один из них вкладывается в почтовое отправление, второй получает отправитель вместе с квитанцией. Данный документ пишется от руки либо заполняется на компьютере. Исправления в нем не допускаются. Перед запечатыванием почтового отправления на бланке описи вложения ставится штамп почтового отправления.
Скачать опись вложения по форме 107
