Основные причины
Перенос отпуска по желанию работника ТК РФ допускает по нескольким причинам:
- семейные обстоятельства;
- продление отпуска по беременности и родам;
- необходимость ухода за ребенком (предоставляется матери до достижения ребенком возраста 3 лет).
- ежегодный оплачиваемый отпуск не был оплачен сотруднику вовремя;
- сотрудник был предупрежден об отпуске позднее, чем за две недели до его начала.
В случае особых обстоятельств, связанных с уходом за ребенком (например если он очень болезненный), по договоренности с руководством возможно продление отпуска на срок до 4 или 4,5 лет. Но это отдельная тема, т.к. законодательство рассматривает пока только трехлетний период.
Подробнее о том, нужно ли писать образец заявления о переносе отпуска на другой срок по графику и на продление по уходу за ребенком, беременности и родам и в связи с больничным, читайте тут.
Перенос отпуска может стать своеобразным продлением. Это возможно в случае, если:
- во время отпуска работник исполнял государственные обязанности. Например, был на военных сборах, являлся членом избирательной комиссии, был присяжным заседателем на судебном заседании и т.п. для чего оправдательным документом может послужить повестка, вызов и другие соответствующие документы;
- во время отпуска работник заболел. Имея на руках больничный лист, он имеет право превратить дни своей болезни в дополнительные дни отдыха (подробнее о переносе отпуска в связи с больничным листом читайте тут).
Можно либо перенести их на более позднее время, либо продлить уже начатый отдых, не выходя на работу в назначенный день.
В первом случае необходимо будет написать соответствующее заявление, во втором оно не понадобится – нужен будет только больничный.
Известить о решении продлить отпуск сразу после болезни следует до наступления первого рабочего дня. На работу в этот день можно не выходить: достаточно будет заранее позвонить по телефону и сообщить о своем решении.
Период временной нетрудоспособности оплачивается в общеустановленном порядке.
В обоих случаях в табеле учета рабочего времени отражаются даты временной нетрудоспособности или время исполнения государственных обязанностей, а также дни отпуска.
Однако следует иметь ввиду, что если больничный лист взят для ухода за членом семьи, отпуск не продлевается.
Как оформить перенос отпуска
Перенос отпуска оформляется при предоставлении соответствующего заявления от работника либо при вынесении одноименного приказа, когда дата отпусков меняется по воле работодателя. В таком случае ответственность за неправомерное использование возможности переноса отпуска без воли работников несет только работодатель.
Сотрудники организации имеют право на получение следующих видов отпусков:
- Ежегодный основной и дополнительный, которые предоставляются ввиду отработки работником одного рабочего года на предприятии.
- Учебный отпуск, который предоставляется чаще всего на сессию или сдачу экзаменов работникам-студентам.
- Декретный отпуск, являющийся отпуском по медицинским показаниям, в который входят периоды отдыха работницы в период до и после родов.
- Отпуск по уходу за ребенком, предоставляемый до исполнения ребенку возраста трех лет. Законодателем уточняется, что работник может выйти из него в любое удобное для себя время, а также продлить отпуск на небольшой срок.
Нельзя заменить отпуск или перенести его определенным категориям работников, так как это запрещено императивными нормами законодательства.
К таким работникам относятся следующие категории граждан:
- работники, которые заняты на вредных и опасных производствах;
- работники, которые не достигли совершеннолетия.
Работодатель не сможет изменить отпуска таким сотрудникам даже в случае их заявления и просьбы, так как данная норма трудового права является императивной и подлежит полному исполнению в соответствии с законом.
Поводы для отказа
Обычно работодатель идет навстречу и удовлетворяет просьбу работника.
Законодательством это поддерживается, кроме того, понимающее и внимательное отношение начальника к подчиненному только укрепит благоприятные отношения в коллективе.
Хотя причины переноса отпуска по инициативе работника могут быть вполне убедительными, возможны и такие ситуации, когда в переносе отпуска может быть отказано – и причины эти вполне официальные, хотя и исключительные.
В частности, такой причиной может стать аврал на работе. В такой ситуации заявление типа “…прошу перенести отпуск в связи с семейными обстоятельствами” может не сработать. Ведь если уход сотрудника на отдых может слишком неблагоприятно сказаться на общем ходе работы компании, начальник имеет право отказать в переносе отпуска.
Бывают случаи, когда перенос отпуска по желанию работника невозможен. Например работодатель не имеет права давать согласие на изменение графика отпусков для некоторых категорий сотрудников . Это:
- сотрудники, работающие во вредных или опасных условиях труда;
- сотрудники моложе 18 лет.
Даже если работники этих категорий напишут заявление с просьбой перенести их отпуск, руководитель не вправе рассматривать такую возможность – в целях безопасности самих же сотрудников.
Возможны и обратные ситуации. Есть категории сотрудников, которым руководитель отказать не в праве. К ним относятся:
- сотрудницы, планирующие использовать ежегодный отпуск перед декретом или после него, а также по окончанию отпуска по уходу за ребенком;
- сотрудники-мужчины, которым необходимо совместить свой отдых с отпуском жен по беременности и родам;
- супруги военнослужащих – им требуется отпуск одновременно с отпуском супруга;
- сотрудники, усыновившие ребенка или детей младше 3 месяцев;
- совместители – им необходим отпуск, одновременный с отпуском по основному месту работы.
Все вышеперечисленные категории работников могут брать отпуск в любое время. Но в графике отпусков, который составляется в начале года, все же необходимо указывать хотя бы ориентировочные сроки их отдыха. Иначе пустые даты или не включение таких работников в график может расцениваться проверяющими как нарушение.
Правила оформления
Для начала работнику необходимо написать заявление в произвольной форме на имя руководителя организации.
Главное – указать дату начала отдыха, даже если работник еще сомневается в ней. Также по необходимости нужно будет написать причину выбора именно этой даты.
Заявление следует зарегистрировать в журнале регистрации заявлений, подписать его должны начальник отдела и руководитель компании.
Работодатель издаст и подпишет приказ о переносе отпуска.
В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса РФ сотрудник должен ознакомиться с ним не менее, чем за две недели до начала отпуска, и поставить свою подпись.
Более детально о приказе о продлении или переносе отпуска на другой срок, например в связи с больничным листом читайте тут.
Эти документы должны быть зарегистрированы в соответствующих журналах, а в график отпусков должны быть внесены изменения.
Все эти формальности должны быть выполнены на тот случай, если в компании будет проверка: приказы и измененный график убережет от штрафа.
Чтобы все успеть вовремя, сотрудник должен поторопиться и написать заявление как можно раньше.
В случае, если работник переносит отпуск на более поздний срок, он должен уведомить об этом начальство до наступления первого дня своего отпуска, указанного в графике.
Проигнорировать эту дату нельзя, иначе это тоже будет считаться нарушением графика и грозит штрафом для компании.
Перенести отпуск можно как на более раннее или более позднее время текущего года, так и на следующий год. Никакие особые привилегия по этому поводу сотруднику не полагаются: сама возможность отдыха именно в выбранное время может считаться своего рода привилегией.
Главное – продумать все заранее и огласить свою просьбу начальству как можно раньше. Тогда все необходимые документы будут приготовлены в срок и с переносом отпуска не возникнет никаких проблем.
Основания для смещения отпуска по инициативе подчиненного
Трудовое законодательство РФ устанавливает основания для переноса отпуска по инициативе подчиненного, при которых работодатель не имеет права отказать:
- подчиненный усыновил малыша, которому еще не исполнилось 3 месяцев;
- оплата подчиненному отпускных поступила несвоевременно;
- подчиненный получил информацию об отпуске позднее чем за 2 недели до его начала по вине сторонних лиц;
- женщина планирует подсоединить плановый отпуск к отпуску по беременности и родам или по уходу за малышом;
- перенести отпуск желает законный представитель несовершеннолетнего ребенка-инвалида (мать/отец, приемный родитель, попечитель, опекун);
- перенести отпуск желает несовершеннолетний подчиненный;
- инициатор переноса – совместитель, который оформляет отпуск по месту основной работы;
- сотрудник является пострадавшим при аварии на ЧАЭС или при устранении последствий аварии;
- сотрудник имеет знак почетного донора;
- сотрудник – инвалид, участник войны, ветеран боевых действий;
- сотрудник – супруг военнослужащего, который получает отпуск по месту службы;
- подчиненный – герой СССР, РФ, полный кавалер ордена Славы, Герой Труда, Соцтруда и т. д.
В случае несвоевременного информирования подчиненного об отпуске нарушает его трудовые права в соответствии со ст. 123 ТК РФ. Законодательство не устанавливает порядок оповещения человека, поэтому работодатель может ознакомить его под роспись, вручить приказ о предоставлении отпуска и т. д. Главное – чтобы у уполномоченных лиц были на руках документы о своевременном оповещении подчиненного.
Статья 123 ТК РФ – Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.
Если, например, подчиненный находился в продолжительной командировке, и вовремя проинформировать его об отпуске не получилось, то сотрудник имеет право отказаться уходить в отпуск, потребовав его переноса на другое время. А если подчиненный не составил заявление о переносе, то работодатель не обязан смещать сроки.
В других ситуациях перенос отпуска остается на усмотрение работодателя – он вправе и отказать в смещении сроков. Если работодатель согласен на перенос, однако возражает против заявленной сотрудником даты, то стороны вправе договориться об устраивающих их сроках переноса.
Как правильно оформить перенос?
Многие работодатели интересуются, как оформить перенос отпуска по желанию работника. Этот процесс проходит по стандартному алгоритму. Сначала сотруднику следует составить заявление и подать его начальству.
После рассмотрения данного документа руководитель фирмы принимает решение о том, переносить или нет утвержденный графиком отдых. Если директор поставит согласительную резолюцию, тогда заявление отдается в дальнейшую работу.
Готовится и издается приказ. Этот документ предлагается для ознакомления работнику. После подписания приказа сотрудник может уходить на отдых в указанные даты.
Написание и подача сотрудником заявление
Заявление о переносе отпуска – это документ, в котором работник выражает свое желание взять положенные по закону выходные дни не в соответствии с графиком, а в другой период. Оно составляется в произвольной форме. Оформлять документ следует на листе формата А4.
В заявлении обязательно приводится такая информация:
- сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, должность, место работы);
- данные руководителя (фамилия и инициалы, должность);
- название организации, в которой работает заявитель;
- период отпуска, утвержденный графиком;
- причина переноса отдыха;
- даты, на которые хочет перенести отпуск работник.
Обязательно ставится дата составления, подпись заявителя.
Рекомендуется придерживаться утвержденной структуры:
- шапка;
- наименование документа;
- текстовая часть;
- дата, подпись.
Пример написания заявления о переносе дат ежегодного отдыха по производственным причинам приведен ниже.
Директору ООО «Промтоваргруп»
Селеверстову А.А.
специалиста отдела по закупкам
Дружининой Аллы Викторовны
Заявление
Прошу перенести мой ежегодный оплачиваемый отпуск, запланированный по графику с 10.10.2019 по 06.11.2019, на период с 01.11.2019 по 28.11.2019 в связи с тем, что производственные обстоятельства вынуждают меня присутствовать в октябре месяце на рабочем месте.
16.09.2019 (подпись) А.В. Дружинина
Пример написания заявление о переносе части отпуска в связи с болезнью
Директору ООО «Промтоваргруп»
Селеверстову А.А.
специалиста отдела по закупкам
Дружининой Аллы Викторовны
Заявление
Прошу перенести пять дней моего ежегодного оплачиваемого отпуска, взятого с 09.09.2019 по 06.10.2019, на период с 14.10.2019 по 18.10.2019 в связи с тем, что во время отпуска я находилась на больничном с 16.09.2019 по 20.09.2019. Листок о временной нетрудоспособности прилагаю.
23.09.2019 (подпись) А.В. Дружинина
Заявление — это официальный документ, поэтому к его оформлению и содержанию надо относиться ответственно.
Оформление приказа и внесение изменений в график
Зная, как оформить перенос отпуска в графике отпусков грамотно, у работодателя не возникнет проблем с контролирующими органами. На основании заявления сотрудника нужно издать приказ. На базе данного документа вносятся изменения в график отпусков. Пример составления приказа приведен ниже.
Приказ №15
О переносе отпуска
г. Москва 17.09.2019
В связи с производственной необходимостью
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск специалиста отдела по закупкам Дружининой Аллы Викторовны продолжительностью 28 календарных дней с 10 октября 2019 на 01 ноября 2019 года.
- Кадровому отделу в лице Ворониной А.П. обеспечить своевременное и полное внесение изменений в личную карточку Дружининой А.В., в график отпусков от 11.12.2018 №118.
- Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой.
Директор (подпись) А.А. Селеверстов
С приказом ознакомлены:
Специалист отдела по закупкам (подпись) А.В. Дружинина
18.09.2019
Руководитель отдела кадров (подпись) А.П. Воронина
17.09.2019
Существует немало ситуаций, при которых перенос отпускных дней по инициативе работника недопустим, но иногда это не противоречит закону. Таким образом, откладывать отпуска рабочим кадрам допускается при наличии уважительных причин. Оформляются новые даты выходных приказом, составленным на базе заявления сотрудников.
Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38, Регионы 8800-350-97-52
Вопросы и ответы
Когда и за сколько писать?
Законодательством РФ не предусмотрено конкретное время обращения члена коллектива к начальству об изменении графика отдыха. При положительном решении вопроса процесс переоформления документов потребует определенного времени.
После положительного решения вопроса руководству потребуется:
- Написать соответствующий приказ на изменение времени отдыха.
- Передать приказ бухгалтеру
- Выполнить начисления и выплатить их за 3 дня до начала отпуска.
Мнение эксперта
Михайлов Владислав Иванович
Юрист с 6-летним стажем. Специализируется в области семейного права. Знает о законе все.
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, обращение на перемещение отдыха необходимо подавать, как минимум за неделю до его начала, а еще лучше за две, чтобы соответствующие службы успели все подготовить.
Чтобы не возникало форс-мажорных обстоятельств, некоторые коллективы устанавливают собственные нормативы сроков подачи таких заявлений. При переносе отдыха, надо помнить, что его перенос осуществляется в том же году, что установлено по графику.
Его передвижение на следующий год возможно в исключительных случаях. При этом предоставлять дни отгула требуется на протяжении 12-ти месяцев после завершения года, в котором он запланирован.
Какая должна быть причина?
Законодательством предусмотрено обязательное предоставление «каникул» работающему лицу. Работодатель не имеет право отменять такой отпуск, но передвигать время в зависимости от обстоятельств он может.
Начальство обязано письменно уведомлять человека о начале отпуска за 14 дней до этого. Лицо должно в уведомлении расписаться.
Если данная процедура не выполнена, по подчиненный может обратится к руководителю с просьбой о перемещении времени отдыха, и последний не вправе отказать.
- Отгулы могут передвигаться по инициативе учреждения по следующим причинам:
- Выполнение срочного заказа, для которого требуется конкретный работник.
- Реорганизация компании.
- Установка в производство нового оборудования, программ и т. д.
- Недомогание начальника, обязанности которого исполняет собравшееся на передышку лицо.
- Незапланированная проверка вышестоящими органами.
- Неожиданная командировка.
При этом, эти отгулы могут сдвигаться только при согласии подчиненного.
- Перенести время отдыха можно и по инициативе работающего лица. Для этого требуется обратиться к начальству с письменным обращением о перемещении отдыха, с предоставлением документа, свидетельствующего о невозможности использовать его по графику. К примеру, документ из поликлиники о заболевании родственника, требующего ухода.
Руководство на основании ст. 124 ТК РФ может передвинуть отгулы на другое время в ситуациях:
- Временной нетрудоспособности, которая подтверждена документально.
- Занятости в государственных структурах во время отгула, регламентирующих освобождение от работы.
- При несвоевременной выплате компенсации или отсутствии уведомления о начале отпуска.
- Прочих причин, разрешенных законодательством и внутренними нормативами фирмы.
Надо всегда помнить, что несмотря на предоставление различных обстоятельств, руководитель имеет право отказать трудящемуся в изменении сроков отгулов.
Кто подписывает заявление на перенос отпуска?
Право на ежегодный отдых закреплено законодательством за каждым работающим лицом РФ.
Для избегания проблем с отпуском, и работодатель, и члены коллектива должны ознакомиться с основными аспектами его документального оформления.
В обязанность учреждения входит письменное уведомление каждого члена коллектива о времени начала отпуска, который подписывается руководителем (ст. 123 ТК РФ).
Теоретически, время отпуска согласовываются руководством с персоналом. Фактически, не редко время такого отдыха «спускается» персоналу для знакомства в уже утвержденном графике.
И здесь, для не согласных с графиком своего отдыха имеется небольшая лазейка. Если руководство не уведомило в установленное законодательством время о дате начала отдыха, то работающее лицо вправе обратится к начальству с обращением о перемещении «каникул».
Пишем заявление о переносе отпуска по графику
Попросить об изменении дат ежегодного отпуска имеет право каждый из работников, работающих по трудовому договору. Для этого потребуется составить заявление и передать его на рассмотрение руководителю.
Строгой формы заявления законодательно не установлено, оно пишется от руки, распечатывается или заполняется на бланке, который может быть разработан кадровой службой. Обязательным является присутствие собственноручной подписи работника.
Документ заполняется в деловой стилистике со следующими реквизитами:
- адресат: наименование организации, должность и ФИО руководителя;
- кем составлен: должность и ФИО работника, допустимо указать табельный номер;
- наименование документа – «заявление»;
- в тексте излагается просьба о переносе отпуска с указанием конкретной даты, когда работник желает уйти, даты выхода на работу и количества календарных дней отдыха;
- обязательно указание обстоятельств, по которым необходим перенос запланированного отпуска на другие даты (может потребоваться документальное подтверждение: листок нетрудоспособности, документ об исполнении во время отпуска государственных обязанностей и т.д.);
- дата составления документа и личная подпись работника.
Отдельно следует остановиться на датах. Заявление о переносе отдыха требуется передать на согласование за две недели до предполагаемого начала отпуска. При этом обязательно согласование руководителем организации.
Важно понимать, что по трудовому законодательству при наличии обстоятельств работодатель вправе отказать работнику в переносе дат запланированного отпуска. Если предварительно в графике было указано полное количество дней отдыха одновременно, то гражданин с согласия руководителя может попросить разделить его на несколько частей
Эта норма закреплена в Трудовом кодексе с оговоркой, что одна из частей должна составлять не меньше 14 календарных дней
Если предварительно в графике было указано полное количество дней отдыха одновременно, то гражданин с согласия руководителя может попросить разделить его на несколько частей. Эта норма закреплена в Трудовом кодексе с оговоркой, что одна из частей должна составлять не меньше 14 календарных дней.
Образец заявления переноса отпуска по семейным обстоятельствам
Образец заявления переноса отпуска в связи с больничным
Перенос отпуска по семейным обстоятельствам
Законодательством предусматривается возможность переноса отпуска по семейным обстоятельствам, если работнику еще не выплатили средства в качестве отпускных, а также не уведомили его о скором времени отдыха. Работодатель имеет полное право установить в организации свой порядок замены времени отпусков, исходя из причин, которые считаются уважительными.
Семейные обстоятельства не являются уважительной причиной для изменения времени отпуска, однако в некоторых ситуация руководство организации может пойти навстречу работнику, если обстоятельства вынуждают его взять срочный отпуск. Примером такой ситуации может служить внезапная болезнь близкого родственника или собственное заболевание, которое трудноизлечимо и ведет к инвалидизации гражданина в будущем или уже сегодня.
Получить право на изменение даты начала отпуска по причине собственной свадьбы или свадьбы родственников не получится, так как это не является серьезными и вескими обстоятельствами, при этом если коллективный договор позволяет сотрудникам брать неоплачиваемые отпуска на несколько дней из-за таких торжеств, то работник может взять именно отгулы, не трогая и не меняя ежегодный оплачиваемый отпуск.
В соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность отпусков предоставляется, исходя из соответствующего графика, который принимается не позднее, чем за две недели до нового календарного года. При этом исполнение графика обязательно для каждой стороны трудовых правоотношений, поэтому любое внесение изменений в существующий план должно быть оформлено по обоюдному согласию сторон.
Ответы на вопросы читателей
? Вопрос 1: У работника через неделю отпуск, но он принес заявление с просьбой предоставить его на неделю позже. Должны ли мы соглашаться?
Ответ: Если даты отпуска прописаны в графике, то соглашаться вы не обязаны. Это ваше правило пойти навстречу человеку и сдвинуть отдыха по его желанию или же отказать и отправить отдыхать в запланированное время.
? Вопрос 2: Я заболел в ежегодном отпуске — 5 дней больничных. В положенное время вышел на работу и подал заявление о предоставлении этих 5 дней в следующем месяце, предоставил больничный лист. Но мне отказали, сказали — иди отдыхай еще 5 дней сейчас. Что мне делать, если я не хочу сейчас отдыхать, а хочу в следующем месяце?
Ответ: Нарушений со стороны работодателя здесь нет. Он действительно может отказать в переносе в данном случае и продлить автоматически время отдыха на число нетрудоспособных дней.
? Вопрос 3: У меня жена находится с ребенком (1 год) в декрете. У ребенка день рождения, и мы хотим уехать на 2 недели к родственникам в другой город. Отпуск у меня в другое время, могу ли я попросить работодателя предоставить отдыха в период отъезда в другой город?
Ответ: Конечно, вы можете написать заявление и попросить переноса, однако решение работодателя будет зависеть только от его желания, так как ваша причина не входит в перечень оснований для обязательного перенесения из ст.124 ТК РФ.
Правила составления заявления
Унифицированных форм для письменного обращения к работодателю с просьбой изменить сроки, запланированные графиком, нет.
Заявление пишут разборчивым почерком от руки или распечатывают средствами современной оргтехники, заверив личной подписью. Следует придерживаться требований к деловому письму.
В правой верхней части листа оформляют «шапку» документа, указав:
- к кому обращаются – должность первого руководителя, фамилию, инициалы имени, отчества;
- данные о заявителе – занимаемую должность, место работы, фамилию, имя, отчество.
Озаглавив обращение, переходят с новой строки к текстовой части, где:
- уточняют желаемый срок изменения времени для гарантированного отдыха;
- приводят обоснованность уважительности причин своей просьбы.
При наличии документов, имеющих непосредственное отношение к предмету заявления, их подают вместе с письменным обращением, перечислив в приложении.
В конце ставят дату и подпись.
Изменение сроков отпуска по желанию работника
Вновь принятый сотрудник, спустя полгода непрерывной работы, вправе по заявлению использовать половину оплачиваемых дней отдыха. По соглашению с работодателем, можно авансом отгулять все положенные дни. Общая продолжительность ежегодного отпуска зависит от сферы деятельности, занимаемой должности.
В середине декабря работодатель составляет график очередности предоставления оплачиваемого отпуска на предстоящий год, с учетом:
- пожеланий подчиненных;
- преимущественных прав отдельных категорий сотрудников выбирать по своему усмотрению удобный период для отдыха;
- производственной необходимостью.
После согласования с профсоюзным органом (при его наличии) и утверждения, с документом под роспись должны ознакомить всех работающих.
Непосредственно за 2 недели до ухода отдыхать по графику, инспектор кадровой службы (или лицо, уполномоченное заниматься кадровой документацией) письменно уведомляет об этом работника, напоминает продолжительность, дату возвращения на работу.
Работнику заблаговременно письменно напоминают о скором отпуске
График обязателен для исполнения обеими сторонами трудовых отношений. Закон допускает перенос отпуска по инициативе работника при определенных обстоятельствах, к которым относят:
- нахождение сотрудника на лечении, при наличии соответствующим образом оформленного листка нетрудоспособности;
- исполнение в запланированный период государственных обязанностей, предусматривающих освобождение сотрудника от работы;
- беременность супруги работника или рождение в семье ребенка;
- несвоевременность положенных перед началом отдыха выплат;
- другие жизненные ситуации, определенные отраслевыми правовыми актами, локальными положениями внутреннего пользования.
Семейные проблемы, вынуждающие подчиненного обращаться с просьбой к работодателю о переносе отпуска, могут быть приняты во внимание руководителем по своему усмотрению. Например, правомерным будет отказ работодателя изменить сроки, установленные графиком:
- в связи с болезнью близкого родственника и необходимостью ухода за ним, поскольку на основании заключения медиков выдается соответствующий лист нетрудоспособности;
- если работник ссылается на предстоящую собственную свадьбу, организацию похорон родных для него людей, так как на это время закон разрешает оформить отпуск без сохранения заработной платы.
Если по желанию самого сотрудника, при определенных обстоятельствах сроки начала отдыха переносят на другой период, должно быть издано письменное распоряжение.
Перенос ежегодного отдыха отображают в графике отпусков
Как правильно оформить перенос отпуска
Рассмотрим подробнее, как перенести отпуск.
Шаг 1. Составление заявления о переносе отпуска
Процедура переноса отпуска по инициативе работника начинается с составления им заявления о переносе.
Его он должен заполнить самостоятельно можно от руки или с использованием компьютера. Законодательством не предусмотрена его определенная форма. На предприятии могут существовать заранее разработанные шаблоны.
Заявление обязательно должно включать:
- Должность руководителя, название фирмы, его Ф.И.О.
- Должность, личные данные работника, название структурного подразделения, в котором работает заявитель.
- Причину, по которой необходимо осуществить перенос запланированного отпуска.
- Даты отпуска по графику отпуска и новые даты, запрашиваемого отдыха.
- Указание на наличие в качестве приложений подтверждающих документов.
Внимание! Заявление обязательно должно быть подписано работником. Если в заявлении указываются причины переноса, которые подтверждаются соответствующими документами, то их или копии обязательно надо приложить к подаваемому бланку.. Его следует зарегистрировать во входящей корреспонденции, а потом передать руководителю, который на основании его должен принять решение
Его следует зарегистрировать во входящей корреспонденции, а потом передать руководителю, который на основании его должен принять решение.
Шаг 2. Запрос согласия о переносе отпуска у работника
Этот этап процедуры необходим в случае, когда инициатором переноса отпуска является работодатель, если в силу производственных причин во время периода отдыха работника необходимо его присутствие на работе.
Для оформления переноса необходимо направить данному сотруднику письмо с просьбой о переносе отпуска на более поздние даты. Если работник дает положительный ответ, то это необходимо зафиксировать либо в этом же документе, либо составить согласие сотрудника в произвольном виде на бумаге.
Шаг 3. Согласование новых дат отпуска
Каждая сторона может иметь собственные представления о желаемых датах переносимого отпуска. Разногласия могут возникать из-за производственной необходимости, действующих норм законодательства, желаний сторон.
Чтобы избежать споров рекомендуется достигнутую договоренность отражать в виде подписанного обеими сторонами соглашения. Этот документ обязательно должен содержать новые дата начала и конца отпуска работника.
Шаг 4. Издание приказа о переносе отпуска
Принятое решение руководителя лучше всего отразить в виде письменного распоряжения. Приказ о переносе отпуска формируется кадровой службой в произвольной форме. Утвержденной специализированной формы для данного документа нет.
Он обязательно должен включать распоряжение о переносе отпуска работника с указанием его должности, Ф.И.О., ссылку на нормы ТК РФ, позволяющие осуществить перенос, ранее утвержденные даты периода отдыха, новые даты, основание данного действия, а также порядок внесения в существующий график отпусков корректив в соответствии с заявлением или подписанным соглашением.
Здесь же обозначаются ответственные лица, которые будут документально оформлять вносимые изменения.
Приказ следует отразить в журнале регистрации, а также ознакомить с его содержанием работника и ответственных должностных лиц, которые в нем упомянуты.
Шаг 5. Внесение изменений в график отпусков
Основные ежегодные и дополнительные отпуска всех работников должны быть зафиксированы в утвержденном на текущий год графике отпусков. Если осуществляется перенос отпуска у работников, то ответственные лица должны отразить это в данном локальном акте. Для внесения изменений необходимо издать приказ о внесении изменений в график отпусков.
Для этого в графике отпусков нужно заполнить столбец «Перенесение отпуска», в котором отражается реквизиты приказа о переносе отпуска, а также новые даты времени отдыха сотрудника.
Шаг 6. Заполнение личной карточки
Личная карточка сотрудника содержит сведения о предоставляемых работающему на предприятии человеку периодах отдыха. В нее вносится информация о переносе отпуска лишь в том случае, когда работник ушел в отпуск и во время него произошел его перенос.
Когда отпуск переносится полностью, то внесенная в него запись должна быть полностью аннулирована.
Если же осуществляется перенос только части периода отпуска, то данные в графе 4 (Количество дней) и графе 6 (Дата окончания) следует зачеркнуть одной чертой.
Ниже проставляются правильные значения, а графа 7 дополняется реквизитами приказа о переносе.
Правила оформления заявления
Заявление может быть написано от руки (многие работодатели требуют именно такой формы его написания и подачи), а может быть напечатано на компьютере, его можно составить на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации (если такое правило предусмотрено внутренними нормативными актами компании).
Главное, чтобы он содержал «живую» подпись работника, а также дату составления.
Кроме того на заявлении необходимо оставить место для резолюции руководителя.
Писать заявление нужно в двух экземплярах, один из которых требуется передать работодателю, а второй, завизировав у секретаря или кадровика, оставить у себя.
