Как написать письмо-обращение

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
просьбы и объяснения
заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

Правила написания делового письма в 2021 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

• единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
• одинарный интервал;
• отсутствие выделений;
• разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

• разрешено использовать угловые и продольные бланки;
• правый отступ строго 10 мм;
• остальные отступы – 20 мм;
• постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
• в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Пример официального письма

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

• правдивость;
• емкость и краткость;
• отсутствие грубых выражений;
• подчеркнуто вежливый тон (нейтральные обращения не являются желательными);
• полные названия и термины (сокращения не допускаются);
• отсутствие помарок.

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ

Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом

Структура письма

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
6. Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Правила написания и распространенные ошибки

Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

• составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
• использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
• основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
• в обращении использовать имя и отчество руководителя;
• указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
• отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

Распространенные ошибки:

• отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
• использование безличных обращений;
• использование сленга;
• личные вопросы;
• ошибки в именах, названиях, реквизитах;
• требовательный тон;
• настойчивые рекламные лозунги;
• грамматические ошибки.

Письмо-обращение: образец содержания

Посередине листа необходимо написать непосредственно текст. Какое выбрать обращение? Однозначно официальное, на выбор что-нибудь из перечисленного: уважаемый, господин, почитаемый, товарищ и т.д. К слову необходимо присоединить фамилию с именем и отчеством. Если лицо занимает какое-то положение или имеет звание, то надо указать и его. Чтобы подчеркнуть значимость просьбы, стоит в конце поставить восклицательный знак. А потом уже писать само письмо-обращение. Образец, как таковой, существует, но для каждого случая свой. Что ж, в целом есть универсальный вариант. Первым делом указываются причины, которые являются побуждением к обращению, потом – суть проблемы, а затем обозначают цель письма. Деталей должно быть как можно больше. Они помогут убедить адресата в исполнении просьбы

И к тому же немаловажно указать основание обращения. Это может быть норма, право, свод правил, регламент или законодательный акт

Образец письма подружке

Привет, Надюш! Так хотелось написать тебе, пока была в поездке.

Мое лето прошло просто замечательно. Вместе с родителями я ездила на море. Кстати, не помню, а ты когда-нибудь была на море?

Каждый день мы ходили купаться. Ты же знаешь, я совсем не умею плавать. Так вот, папа учил меня плавать. Не сказала бы, что теперь это получается у меня прекрасно, но сдвиги все же есть. Не понимаю, как ты плаваешь на спине?!

Я даже боюсь заходить в воду, а ты так спокойно держишься на ней. Ну вот, из-за того, что я очень часто была в воде, это лето запомнится мне навсегда. А как ты провела свои каникулы?

Очень соскучилась по тебе! Надеюсь, скоро приедешь в гости! Жду ответа! Пока!

Образцы обращений к депутату

Этот шаблон — примерный образец, как написать письмо депутату с просьбой, независимо от цели обращения. В шапке заполняйте персональные сведения, а в тексте описывайте вашу проблему и суть вопроса к представителю власти.

Депутату Городской Думы _________________________ (либо в Городскую Думу) от ______________________________, (ФИО полностью) проживающего по адресу _________________________________________________. Телефон: ____________________________. ОБРАЩЕНИЕ В тексте изложите суть предложения, заявления или жалобы. ________________________________________________________________________________ «____»_____________20___года _____________/___________________/ подпись расшифровка

Так выглядит образец обращения к депутату с просьбой помочь с благоустройством детской площадки:

Кто и куда может обращаться

Суть письма-обращения заключается в мотивации его получателя выполнить какое-либо действие или рассмотреть какой-то вопрос.

По большому счету обратиться посредством письма можно к любому адресату. Главными условиями действенности обращения будут:

• наличие у адресата компетенции предоставлять информацию или решить вопрос, которое касается обращение;
• наличие у составителя обращения права обращаться с ним.

Круг вопросов, освещаемых письмами-обращениями, достаточно широк. Различают следующие виды обращений в зависимости от статуса отправителя и получателя:

• от физического лица к физическому лицу;
• от физического лица к организации;
• от организации к организации.

Посредством писем-обращений можно:

1. запросить информацию (о ходе уголовных дел, состоянии пенсионного счета, о наличии документов, о кадровом составе организации и т.п.);
2. донести информацию до заинтересованного лица (о нарушении, происшествии);
3. попросить о рассмотрении предложения (изменение маршрута, графика работы, о сотрудничестве и т.п.);
4. попросить о проведении определенных действий и процедур (возврат оборудования, направление документов, уборка территории и т.п.).

Следует помнить, что для некоторых типов обращений существуют установленные законом формы, без соблюдения которых данное обращение к рассмотрению принято не будет.

Разновидности деловых писем

Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

• По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
• По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
• По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
• По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
• По форме. Могут быть электронными и обычными.
• По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
• По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

Оформление жалобы

В отличие от исковых заявлений, форма и структура жалобы не регламентируются законодательно. Существующая практика составления жалоб и заявлений базируется на некоторых принципах делового документооборота, а в большей степени на принципах здравого смысла. То есть жалоба должна быть составлена таким образом, чтобы из нее без труда можно было понять кто, от кого и чего хочет.

Требования по грамотному оформлению жалобы или требования по мотивировке жалоб ссылками на законы относятся к категории выдумок Интернета. Жалоба – это обращение гражданина к государственному органу, который, прежде всего, обязан соблюдать закон и защищать интересы граждан вне зависимости от того, грамотно или с орфографическими ошибками составлена жалоба.

Более того, в штате государственных органов работают штатные сотрудники, получающие заработную плату из средств государственного бюджета как раз за то, чтобы защищать законные права граждан.

Как бы ни была составлена жалоба, она будет принята к рассмотрению, если будет содержать в себе нижеперечисленные структурные элементы:

1. наименование органа, в который жалоба направляется;
2. наименование и адрес автора жалобы. В случае коллективных жалоб содержание «шапки» может быть изменено. В качестве автора жалобы можно написать «коллектив работников шестого цеха» или коллектив жильцов дома 2 по улице Мира города Челябинска». А поименно перечислить каждого члена коллектива можно в конце жалобы, с проставлением подписи каждого;
3. описательную часть, в которой излагается причина написания жалобы. Например «Застройщик, ООО «Тишина», осуществляющий строительство жилого объекта во дворе дома 2 по ул. Мира города Челябинска, не соблюдает строительные нормы. Вокруг строительного объекта разбросан мусор, не возведен забор, строительные работы ведутся до глубокой ночи, мешая отдыху жильцов»;
4. мотивировочную часть, объясняющую, как, по мнению авторов жалобы, должна развиваться ситуация. Например, «Работодатель обязан выплачивать заработную плату в полном объеме два раза в месяц. Задерживая выплату вот уже 2 месяца, ООО «Чистые стекла» существенно нарушает трудовое законодательство»;
5. резолютивную часть, содержащую просьбу авторов жалобы. Например, «Просим принять меры по данной коллективной жалобе, создать строительную комиссию и проверить строительный объект»;
6. список приложений. В качестве приложений можно использовать любые данные, подтверждающие доводы жалобы – фотографии, справки из бухгалтерий, расчетные листы, акты экспертизы и т.д.;
7. дату подачи жалобы и подписи авторов. Если имена и адреса заявителей не были перечислены в «шапке», то следует вписать их в рубрике «Подписи». Например: «Иванов И.И., ул. Мира 2 кв.2, Петров П.П. ул. Мира 2 кв.3, Сидоров С.С., ул. Мира 2 кв.4 и т.д.

Как отправляется претензия?

Есть несколько способов, как можно отправить письмо-претензию:

1. Электронная почта. 
2. Факс.
3. Почта России.

Конечно, электронная почта и факс – наиболее быстрые и доступные варианты. Тем не менее, чтобы претензия была доставлена 100% и имела непосредственную юридическую силу (поскольку она будет в бумажной форме), то рекомендуется пользоваться все же Почтой России.

Ее плюс в том, что есть возможность отправить заказное письмо с обязательным подтверждением факта вручения. Это уведомление будет использоваться в качестве доказательства того, что адресатом письмо было получено. 

Правда, здесь есть и понятный недостаток – необходимо иметь достаточный запас времени. Поэтому лучше всего будет совместить два варианта. Например, отправить письмо и обычной, и электронной почтой.

Как написать письмо Президенту?

Написать письмо президенту, как показывает статистика, чаще всего люди решают, если чиновники вымогают с них взятки. К случаям проявления коррупции относят:

• требование денежной компенсации за госуслуги или иные варианты вымогательства;
• злоупотребление служебным положением — незаконное получение благ и выгод чиновниками или членами их семей;
• подкуп госслужащих.

Не всегда обратиться к президенту человек желает с негативной информацией. Иногда поступают такие письма, как:

• предложения по развитию и улучшению работы государственных органов и администрации;
• заявления, с указанием проблем в работе госструктур на различных уровнях с советами по их устранению;
• просьбы о содействии в устранении проблем во взаимодействии с госчиновниками.

*Справка: Если вопрос можно решить на организационном или административном уровне, то им будет заниматься советник, а не сам президент.

Образец обращения к Президенту России

Образец обращения к Президенту России как таковой не существует – закон не предусматривает единой формы. Поэтому, так как стандартного бланка для этого нет, чтобы задать вопрос президенту, можно написать сообщение даже от руки на обычном листе бумаги. Только не забывайте указать свои контакты для получения ответа и личные данные — анонимные жалобы не рассматриваются.

Правила составления жалобы президенту

Пожаловаться президенту РФ может каждый человек, независимо от возраста, пола или социального положения, которому требуется помощь главы государства. Письмо необходимо писать на русском языке, формат шрифта для печати не установлен, буквы — кириллица (латиницу никто разбирать не станет). Общие рекомендации:

• избегайте эмоциональных выражений и придерживайтесь делового стиля;
• не используйте англицизмы, сленг, простонародные выражения;
• форматируйте текст — разбейте его на абзацы, выделите основное, не забывайте про правила пунктуации;
• ставьте свою подпись — обращение должно быть от конкретного лица или группы лиц;
• указывайте дату составления и отправки письма;
• по возможности приложите доказательства своей точки зрения — документы, фото, видео.

Перед отправкой проверьте текст на ошибки — сделать это поможет обычный Word или онлайн-программа проверки грамматики и орфографии. Если отправитель плохо знает русский язык, ему стоит привлечь помощника, который сможет грамотно оформить обращение.

Как написать

Итак, гражданин определился с сутью претензии, нашел единомышленников. Что дальше? Хоть у коллективной жалобы и нет строгой формы, она составляется по определенным правилам:

1. Претензию лучше оформлять одному из граждан. Участие остальных допустимо, но в большинстве случае если дошло дело до письма суть проблемы и варианты решения четко определены. В верхнем правом углу бланка обычно указывают данные заявителя и способы связи (телефон, электронная почта и т.д.). Желательно указать ФИО, должность на кого составляется жалоба.
2. Во вступительном слове раскрывается повод для обращениям и связь между заявителями. Например, это коллеги по работе или жильцы многоквартирного дома.
3. В основном «теле» бланка описываются ситуации, которые привели к составлению письма. Указываются конкретные нарушения, способы их решения, доказательства ущемления прав или ссылки на них.
4. В заключении просите или требуйте разобраться в ситуации, дать правильную оценку и восстановить права просящих. На бланке ставится дата и подпись каждого участника.

Подать коллективную жалобу можно различными путями.

Конечно, предпочтительным вариантом остается письменное обращение. Бумагой можно оперировать в различных инстанциях. А вот электронную жалобу придется распечатывать, хотя юридически они равнозначны.

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru» ИНН 1234567890/КПП 121001001 ОГРН 2323454567001 АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1 Исх. № 987 от 12.12.2020 Директору ООО «Общество» Иванову И.И. 123456, Россия, Субъект РФ, ул. Булочная, д. 5 Уважаемый Иван Иванович! В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество». Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество». Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович Исп. Федоров Ф.Ф. 8 (123) 456789

Как написать открытое письмо губернатору в интернете?

Срочных действий исполнительной власти региона из-за подобных публичных размещений ждать не стоит, а вот если в письме указаны достоверные факты злоупотреблений положением, правонарушений со стороны должностных лиц, то прокуратура и МВД этим письмом точно заинтересуются.

Оптимальными для размещения открытого письма губернатору с просьбой оказать содействие являются два способа:

• размещение на сайте регионального СМИ по договоренности с редакцией;
• написать губернатору в его аккаунт в твиттере, аккаунт, скорее всего, ведет не он сам, но детально мониторит происходящее.

Важно понимать, что открытое письмо может содержать информацию, затрагивающую интересы не только заявителя, поэтому публикация в свободном доступе ряда сведений может привести к нарушению их прав. 

Видео об особенностях деловой переписки: 

Напишите свой вопрос юристу в форму ниже:

Знаки препинания при обращениях. Как выделяется обращение

Обращение отделяется знаками препинания. Если его произносят без восклицательной интонации, то обращение выделяется запятой в начале или конце предложения или запятыми, если стоит в середине предложения.

Если обращение находится в начале предложения и произносится с восклицательной интонацией, то после него ставится восклицательный знак. При этом первое слово пишется с прописной буквы.

Если перед обращением стоит междометие «о», «ах», «а» и тому подобные, они не отделяются запятой от обращения.

О родина святая, какое сердце не дрожит, тебя благославляя . (В.А. Жуковский)

Как хорошо ты, о море ночное! (Ф.И. Тютчев)

Не являются обращениями и не разделяются запятыми междометные выражения боже упаси, господи прости, слава тебе господи и т.п.

Если части распространенного обращения разделены другими членами предложения, то каждая часть выделяется запятыми:

Отколе, умная, бредешь ты, голова? (И.А. Крылов).

В официальных письмах обращения принято записывать на отдельной строке. После обращения в таком случае ставится восклицательный знак.

Уважаемый Иван Иванович! (Слово « уважаемый » входит в состав обращения и запятой не отделяется).