Как оформить выписку из трудовой книжки

Как составить выписку из трудовой книжки — образец

Для составления выдержки нужно обратится к работодателю с соответствующим заявлением, которое можно составить в свободной форме. Объяснять причину для чего она нужна никто не обязан. Далее либо сотрудник из отдела кадров, либо сам руководитель составляет на фирменном бланке нужный документ.

Но бывает и такое, что оформлением бумаг приходится заниматься работнику. В таком случае, основные требования к документу сохраняются

Важно проставить после заполнения подпись у директора, не забыть про необходимые отметки и правильно перевести данные из оригинала в хронологической последовательности. Всегда проверяйте составленную копию на наличие ошибок, иначе придется переделывать все заново и терять на это драгоценное время

Где можно заверить выписку из трудовой книжки?

Заверяется она как директором организации, в которой трудится на данный момент сотрудник, так и нотариусом. Следует отметить, что нотариальное заверение иногда предпочтительнее и требуется при оформлении лицензирования деятельности или трудоустройстве за границей.

Выписка отличается от ксерокопии, так как она отображает только определенный интервал рабочей деятельности, а дубликат копирует полностью весь документ, и поэтому его бывает неудобно предоставлять. Например, когда трудовая содержит большое количество страниц. Деловая бумага выдается абсолютно бесплатно в течение 3 рабочих дней согласно 62 статье Трудового Кодекса, без объяснения причин для чего она потребовалась.

Должны быть соблюдены основные требования по оформлению копии, может быть написана от руки или сделана с помощью компьютерного оборудования, при этом фиксируется титульная страница оригинала и те страницы, которые запрашиваются лицом. Юридически выписка действительна только 1 месяц. Изготовить такой документ, как оказалось, совсем несложно.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (804) 333-01-43

Этапы получения документа

Весь процесс получения документа складывается из определенных этапов:

1. Изначально работником пишется заявление:

• В шапке документа указывается наименование организации, ее реквизиты, ФИО руководителя, ФИО работника, его должность и отдел;
• Далее идет просьба о выдаче выписки со ссылкой на ст.62 ТК РФ;
• Перечень необходимых данных;
• Заявление подписывается и указывается дата составления.

1. Следующий этап подача заявления директору:

• Он его рассматривает;
• Ставит резолюцию;
• Издает приказ на выдачу выписки с указанием ответственного работника.

1. После чего заключительный этап – формирование и выдача на руки заявителю выписки.

Юридические аспекты

При формировании выписки из трудового документа необходимо учитывать некоторые нюансы, как работодателю, так и работнику.

Для работодателя:

• Следует соблюдать все требования, установленные законодательством;
• Бесплатно предоставлять документ;
• Соблюдать отведенные на данное действие сроки – 3 дня с момента получения от сотрудника заявления.

Для работника:

• Обязательно официально обращаться с просьбой о выдаче бумаги к работодателю;
• Четко формулировать пункты, которые следует отразить в документе;
• После получения изучить документ на наличие ошибок и неточностей для своевременного их устранения.

Важно: выписка юридически актуальная только в течение месяца после ее выдачи

Порядок оформления

1. Для начала сотрудник организации пишет заявление на имя руководителя. Тело документа – это текст, в котором должна быть высказана просьба о выдаче выписки. При необходимости сообщается, зачем она нужна. Обязательно указывается ФИО работника, отдел, где он работает, дата и подпись. Заявление передается руководителю организации.
2. Согласие последнего выдается только после рассмотрения просьбы. В зависимости от внутреннего регламента предприятия согласие/несогласие указывается в письменном виде на самом заявлении или в виде печати.
3. При положительном ответе на просьбу на заявлении указывается дата ознакомления с ним и подпись вышестоящего руководства. Резолюция предусматривает назначение исполнителя распоряжения руководителя. Чаще всего эти функции исполняет сотрудник отдела кадров, ответственный за учет и хранение трудовых.
4. Для этого представителями делопроизводства составляется приказ. Его номер устанавливают в порядке очередности, а дату – днем, когда выдается выписка. Распорядительная часть документа предусматривает полное наименование должности, ФИО работника отдела кадров, выдающего бумагу. Приказ подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью и передается в кадровый отдел.

Как защититься от ошибок?

Заверение трудовой книжки, нумерация и штампование нужны. Но стоит помнить и о других общих правилах, которые позволят сохранить актуальность выписки:

1. Должность и ФИО сотрудника, выдавшего документ, указываются на каждой из страниц.
2. Листы не только нумеруются, но и сшиваются.
3. Листы должны содержать только точные даты того или иного события, включая увольнения и переводы, другую подобную информацию.
4. При увольнении не обойтись без оснований. Обычно в этом случае дают ссылку на законодательные акты.
5. Порядковый номер записи обязательно пишут, если одним из источников информации становится учётная книга.

Ответы на распространенные вопросы

1.Вопрос №1:

Для каких целей может потребоваться выписка?

Ответ:

Выписка может пригодиться для предоставления в банк для выдачи кредита либо в государственные органы для назначения пособий, а также при подаче документов на заграничный паспорт. Бывают и другие ситуации, когда выписку захочет получить родственник умершего, или сотрудник по совместительству. Чтобы не брать копию трудовой книжки, лучше подать заявление в отдел кадров на  выписку. В ней должны быть отражены основные данные: фамилия, имя, отчество работника, заказавшего документ, его специальность и образование.

2.Вопрос №2:

Какие штрафные санкции предусмотрены для работодателя за утерю, порчу трудовой книжки сотрудника?

Ответ:

Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек работников и при увольнении обязан выдать ее на руки. Если так сложилось, что он ее потерял или произошло какое-либо происшествие, то сотруднику можно сделать дубликат, однако, потребуется восстановление предыдущих записей, что очень хлопотно, поскольку нужно каждое место работы подтвердить документально. В случае отказа руководства в помощи при оформлении дубликата, вы имеете право обратиться с заявлением в трудовую инспекцию и требовать компенсацию , которая рассчитывается исходя из среднего заработка и начисляется за каждый возникший день просрочки.

3.Вопрос №3:

Как и кого попросить о выдаче выписки?

Ответ:

За предоставление выписки отвечает отдел кадров, если предприятие не совсем мелкое, или же секретарь руководителя, а может и сам руководитель. Подайте в произвольной форме заявление с просьбой о выдаче выписки. Обычно это занимает три дня, но на усмотрение работодателя возможно и быстрее.

Необходимые сведения ↑

Сегодня трудовая книжка представляет собой документ особой важности для простого работника. В ней отражается максимально подробная информация о ранее ведущейся трудовой деятельности

Документ включает в себя следующую информацию:

• фамилию, имя и отчество;
• наличие образования и иные персональные данные;
• должность работника;
• дату приема на работу;
• дату увольнения, основания.

От правильности оформления данного типа документа во многих случаях зависит успех устройства на новую работу.

В трудовой отражается максимально подробная информация. Одним из обязательных условий трудоустройства является хранение трудовой по основному месту работы.

Но при этом нередко возникают ситуации, когда необходимо наличие трудовой. Законодательство разрешает подобные моменты возможностью получения специальной выписки.

Она заверяется отделом кадров. Что делает данную выписку документом, имеющим определенную юридическую силу. Перечень ситуаций, когда необходима такая выписка, достаточно обширен.

Прежде, чем обратиться за получением рассматриваемого типа документом, необходимо будет ознакомиться со следующими вопросами:

• понятия;
• для чего она нужна;
• законные основания.

Понятия

Сегодня вопрос ведения трудовой книжки, а также формирования выписки из неё регламентируется действующим законодательством.

Так можно будет проконтролировать процедуру внесения соответствующих записей в данный документ. Но для правильной трактовки основных положений НПД потребуется заранее ознакомиться с понятиями.

К наиболее существенным терминам, связанным с данной тематикой законодательства, следует отнести следующие:

• «трудовая книжка»;
• «трудовая деятельность»;
• «удостоверение»;
• «отдел кадров»;
• «официально трудоустроенный работник»;
• «копия трудовой».

Под термином «трудовая книжка» подразумевается некий документ, который содержит максимально подробную информацию по поводу трудовой деятельности конкретного гражданина РФ.

Формат данного документа установлен на законодательном уровне. При этом нарушение формата заполнения может грозить как административной, так и уголовной ответственностью.

За данную деятельность в обязательном порядке полагается заработная плата. Необходимо помнить, что далеко не всякая трудовая деятельность подразумевает наличие трудовой книжки.

«Удостоверение подлинности» — процесс подтверждения соответствия копии документа оригиналу (в конкретном случае).

Удостоверение в рассматриваемом случае подразумевает наличие подписи работника отдела кадров, а также печати предприятия. Обязательно наличие записи «копия верна».

При отсутствии удостоверения документ попросту не будет являться действительным. «Отдел кадров» представляет собой сотрудника или же нескольких, осуществляющих заполнение трудовых книжек.

«Официально трудоустроенный работник» — сотрудник, с которым заключен специальный трудовой договор и соответствующая запись сделана в трудовой.

На данный момент все реже, но все же практикуется неофициальное трудоустройство. Обычно инициаторами подобного являются сами работодатели.

Таким образом, осуществляется уход от уплаты налоговых сборов, отчислений в различные государственные фонды. В таком случае трудовая не оформляется.

Для чего она нужна

Не менее важным вопросом является то, как делается выписка из трудовой книжки (образец можно найти в интернете). Форма данного документа установлена на законодательном уровне.

Сегодня чаще всего соответствующим образом удостоверенная выписка необходимо в следующих ситуациях:

В банковских учреждениях	Когда требуется подтвердить наличие факта занятости при оформлении кредитного займа
При оформлении загранпаспорта	—
При оформлении на работу по совместительству	—
Если по какой-то причине нет возможности	Представить оригинал трудовой книжки

Также существует достаточно большое количество иных ситуаций, связанных с необходимостью предоставления документа рассматриваемого типа.

Именно поэтому оптимальным решением является изготовление через отдел кадров сразу нескольких копий рассматриваемого типа документа. Так можно будет существенно сэкономить время.

При этом следует помнить, что большинство учреждений примут копию только в случае, если она удостоверена соответствующим образом.

Именно поэтому работнику сразу после получения на руки копии трудовой следует проверить правильность составления. Необходимо заблаговременно изучить верно составленный образец.

Так можно будет избежать большого количества сложностей в дальнейшем. Так как при наличии ошибок придется обращаться в отдел кадров за новой копией.

Правила заверения трудовой книжки

Трудовая книжка содержит информацию об официальных местах работы гражданина, а также о периодах трудоустройства. Документ имеет юридическую силу. Во время работы в организации книжка хранится в кадровом отделе. В таком случае заверение производится кадровым работником по соответствующему заявлению от работника. Правильно оформленный дубликат выдается сотруднику в течение трех дней с момента подачи заявки.

Если гражданин не числится в штате предприятия, книжка находится у него. В этом случае дубликат необходимо делать у нотариуса.

Как правильно сделать копию

Порядок действий при заверении следующий:

1. Кадровик организации делает ксерокопии страниц, на которых есть записи, и прошивает их.
2. На страницах ксерокопии ставится о. Надпись может быть поставлена ручкой или штампом организации. Если сшить документ, допускается одна отметка о достоверности всего документа.
3. Прописывается информация о сотруднике, который заверил документ (должность и Ф. И. О.).
4. Ставится дата, подпись и расшифровка подписи кадровика.
5. На последней странице делается запись: «Сотрудник работает по настоящее время».
6. Все страницы нужно прошить и пронумеровывать.

Как сделать выписку из трудовой

Выписка из трудовой книжки представляет собой скан необходимых страниц. Ее оформлением в организации занимается кадровик, секретарь или бухгалтер. Для получения выписки нужно подать заявление в свободной форме на имя руководителя. Экземпляр выдается в течение трех дней со дня получения заявления.

Выписка может составляться вручную. При этом используется лист А4 или бланк компании. Необходимо отобразить следующие сведения:

• название документа;
• название организации, в которой сделан скан;
• Ф. И. О. и должность ответственного сотрудника;
• персональная информация о собственнике книжки (Ф. И. О., должность);
• номер и дата начала ее ведения;
• отметка о том, что сотрудник числится на предприятии по настоящее время;
• подпись ответственного сотрудника.

Срок действия копии

Копия книжки, заверенная работодателем, не имеет установленного срока действия. Однако организации требуют дубликаты, которые оформлены не ранее, чем месяц назад. В момент внесения изменений в существующий документ, его дубликат становится недействительным.

Как получить выписку?

Выписка может потребоваться работнику для подтверждения факта наличия работы и дохода на текущий момент.

Как правило, подобные сведения гражданину нужны в следующих случаях:

• для трудоустройства на новое место работы — для подтверждения своего опыта и стажа;
• для получения различных пособий, социальных льгот — предъявляются в соцзащиту;
• для получения кредитов — предъявляются в банки;
• для оформления визы — подаются в визовые центры, консульства;
• для оформления опекунства или усыновления — подается в орган опеки и попечительства;
• прочие случаи, когда нужно подтвердить свою трудовую деятельность, например, в суд.

Раньше, когда велись только бумажные трудовые книжки, подобная выписка заказывалась сотрудником у работодателя в кадровой службе — писалось заявление, на основании которого выдавались нужные сведения. Документ оформлялся в свободном виде и отражал все записи книжки, заверялся подписью ответственного кадрового работника.

Также доступен способ получения через МФЦ или непосредственно сотрудников Пенсионного фонда.

Работодатель оформляет выписку по типовой форме СТД-Р.

Важно, что ПФР начал вести электронный учет только с момента получения сведений о работнике — с 2020 года. Поэтому предоставлена может быть только та информация, которая имеется

Сведения о трудовой деятельности за более ранние периоды также можно получить. Если работодатель по-прежнему ведет бумажную книжку, то нужно обратиться за выпиской к нему. Если работник выбрал только электронный учет, то бумажная трудовая должна быть выдана владельцу, то есть при необходимости в качестве подтверждения трудового стажа за более ранние годы можно предъявлять непосредственно оригинал книжки.

Удобный способ заказа выписки из электронной трудовой — через сайт госуслуг. Документ формируется Пенсионным фондом по форме СТД-ПФР и предоставляется в электронном виде в личной учетной записи, заверенный электронной подписью специалиста ПФР.

Будут предоставлены только те сведения, которыми обладает Пенсионный фонд — с момента подачи работодателем первых данных о трудовой деятельности в ПФР.

Если выписка окажется пустой, значит, работодатель не передавал сведения в ПФР.

Далее нужно авторизоваться в личном кабинете и следовать пошаговой инструкции, представленной ниже.

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Найти необходимую услугу.

Есть три способа поиска:

• в разделе «Услуги» → «Работа и занятость» →  «Выписка из электронной трудовой книжки»;
• ввести ее название в строку поиска;
• перейти по прямой ссылке.

Шаг 2. Перейдя на нужную услугу, нужно нажать «Получить выписку».

Шаг 3. Выписка заказана.

После нажатия на кнопку будет заявлено о том, что запрос в ПФР отправлен.

Далее можно перейти в личный кабинет и проверить, получены ли необходимые сведения.

После нажатия на синюю кнопку «В личный кабинет» произойдет переход в раздел «заявления», где в верхней строке можно будет увидеть подтверждение оказания услуги.

Можно нажать на нужное заявление и скачать предоставленную выписку в формате pdf или xml.

Сама выписка, оформленная ПФР, будет выглядеть следующим образом:

Если сведения работодателем подавались, то в табличной части будут отражены записи из трудовой книжки (последняя запись на 01.01.2020, а также последующие кадровые мероприятия).

Как получить через работодателя?

Выписку можно заказать по месту работы — подать заявление с просьбой предоставить нужные сведения.

Работодатель оформляет ее по форме СТД-Р, при этом предоставить сведения он может только за период работы в данной организации.

Выглядит такая выписка следующим образом:

Другие способы получения

Выписку из трудовой в электронном виде можно заказать непосредственно в ПФР — для этого необходимо иметь личный кабинет на сайте фонда.

Необходимо авторизоваться в личном кабинете, далее найти раздел «Электронная трудовая книжка» и выбрать «Заказать выписку о трудовой деятельности».

Документ будет предоставлен по форме СТД-ПФР, его можно распечатать или сохранить себе на компьютер.

Для получения выписки на бумаге по форме СТД-ПФР нужно обратиться лично в отделение ПФР или МФЦ с заявлением.

Ответственность за трудовые книжки

Трудовая книжка является документом, который может подтвердить стаж и трудовую деятельность наемного работника. Положения, регламентирующие правила хранения и учета этих кадровых документов, отражены в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Руководство оформляет книжку на сотрудника, устроенного на работу на основное место и проработавшего не менее 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Данное правило действует, если ранее документ отсутствовал. Выдать трудовую ее владельцу полагается в день увольнения (или отослать по почте уведомление о приглашение забрать документ, если нет возможности передать документ на руки).

Подробнее о том, какие записи следует внести в книжку при расторжении трудовых отношений, можно узнать из материала «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец».

В рабочее время все трудовые книжки находятся у работодателя. За их сохранность ответственность несет руководитель или уполномоченное им лицо.

Как сделать

Вот образец выписки – как должен быть оформлен запрашиваемый документ:

Если не стоит подпись, нет печати или прошивки нескольких листов – такую форму могут не принять. Отсутствие четкой хронологии в поступлениях и увольнениях с работы – это может вызвать ряд вопросов и оставит без рассмотрения предоставленные сведения.

Несоблюдение общих требований по оформлению запрашиваемых выписок увеличивает риски в отказе на официальные запросы граждан РФ.

О последнем месте работы

Если сведения запрашиваются с последнего места работы, где человек трудится по договору, для выписки придется заполнить титульные данные, приведенные выше.

Для этого не нужно дожидаться увольнения, чтобы иметь на руках оригинал. Ведь работая, оформляя различные пакеты документов, выписку с трудовой можно получить не позднее 3 дней.

Для загранпаспорта

Чтобы получить загранпаспорт, оформить новую форму этого документа, законодательство требует получить соответствующую выписку из трудовой книги. Официальные сведения берутся за последние 10 лет с оригинала. Когда человек не работает, запрашивается документ, что это может подтвердить.

Пакет оформляется аналогично предыдущим запросам, с соблюдением точных сведений по титульному листу. Заверяется подписью и печатями. На основании действующего законодательства РФ, при замене старого загранпаспорта на новый – старый вид изымается.

Производителя работ

По месту предоставления официальных форм требуются самые разные сведения. Но заверяемые печатью выписки чаще содержат копии официального документа.

Их делают на основании подлинника, а само содержимое указанных данных должно идентифицировать производителя работ. Для этого указываются все титульные знаки.

Правила оформления документа

Чтобы сделать выписку, следует воспользоваться формой разработанного бланка. Эта справка разрабатывается самостоятельно в организациях и, в общем, не имеет какой-то обязательной формы, но должна предоставлять исчерпывающие сведения.

В бланке следует прописать следующее:

1. Сведения о юридическом названии организации, которая является нынешним работодателем предъявителя.
2. Название формы «Выписка из трудовой книжки».
3. Когда была оформлена трудовая и ее номер и серия.
4. Сведения о сотруднике, которому выдается документ. Прописывается его ФИО, дата рождения, данные об образовании, специальность работника и должность, которую он занимает.
5. Сведения, переносимые из трудовой книжки, переносятся в виде таблицы, по аналогии с самим оригиналом.
6. Поочередно прописываются даты приема и увольнения, название организаций, данные о должности и причине расторжения договора, номер и дату документа, являющимся основанием для принятия решения о приеме на работу или увольнении.

Все данные указываются в строгом хронологическом порядке. Нельзя какие-то сведения исключать, если они подпадают под данный период. Кроме всего прочего, могут быть указаны сведения о награждениях или поощрениях работника.

Ответственность работодателя за невыдачу

Мнение эксперта
Семенов Александр Владимирович
Консультант в области права с 10-летним опытом. Специализируется в области гражданского права. Член коллегии адвокатов.

В случаях, когда работодатели необоснованно отказываются осуществлять выдачу выписки трудовой или просто тормозят саму процедуру в оформлении, работники имеют полное право обратиться с жалобами.

Решением этих вопросов занимается трудовая инспекция, помогающая оперативно справиться с заминками. При несоблюдении законодательства РФ, систематических и злостных нарушениях действующих правил и норм ТК предусмотрено наложение штрафов.

Повторное нарушение в выдаче запрашиваемых справок или необходимых сведений увеличит сумму штрафа соответственно до 70 тыс. и 20 тыс. руб.

Выписку выдают на руки под расписку, указывая основные сведения об оформленном документе. Процедура фиксируется в специальном журнале, где системно ведется учет трудовых книжек.

Такой подход в делопроизводстве значительно обезопасит от всевозможных накладок по выдаче выписок, позволит систематизировать отдельные запросы по копиям трудовой.

Срок действия

Занимаясь делопроизводством, для кадров и сотрудников других инстанций необходимо знать срок действия выписки. Для банков (при оформлении ипотечного кредита), для Федеральной миграционной службы обычно срок равен 1 месяцу. Для оформления виз заверенная форма будет действительна не более 3 месяцев.

Заинтересованным лицам уже через месяц придется переоформить выписку при: усыновлении, оформлении детский пособий, участвуя в судебных разбирательствах. Но для других организации пределы устанавливаются индивидуально.

В российском законодательстве строго не указаны ограничения по сроку действия аналогичных копий подлинника.

Предназначение трудовой книжки

Постановление Правительства от 16.04.2003 №225 описывает правила заполнения книжек. Назначение документа – хранить основные данные о квалификации. Работодатель самостоятельно заносит необходимые сведения. Документ остается в отделе кадров под ответственность организации до увольнения подчиненного.

В трудовую книжку заносится информация:

• данные из паспорта сотрудника;
• информация об образовании, специализации;
• сведения о приеме на работу, название компании, занимаемая должность;
• записи об увольнении, его причинах;
• сведения о прохождении курсов повышения квалификации, обучении;
• данные об официальных награждениях.

Все записи подтверждаются сведениями о номерах соответствующих приказов. Впервые документ можно купить самостоятельно, взять в вузе или отделе кадров по месту работы. При трудоустройстве книжка хранится в предоставившей вакансию организации, после увольнения возвращается сотруднику. Ставший безработным гражданин предъявляет ее при приеме на новую должность.

Какая форма документа

Выписка оформляется на специальном бланке организации, где числится работник. Она должна быть заверенная сотрудником кадрового отдела. В случае большого количества листов они прошиваются. На последней странице делается отметка о количестве листов, ставится подпись заверителя и печать компании.

В верхнем углу справа размещается штамп организации или пишутся контактные данные. Внизу указывается серия и номер, а также личная информация работника, претендующего на документ. Затем составляется таблица, в которую вносятся необходимые данные. При заполнении выписки потребуется указать информацию о сотруднике:

• ФИО;
• Число, месяц и год рождения;
• Информацию об образовании;
• Профессию.

Как оформить выписку

Документ готовится сотрудником кадровой службы или другим лицом, которое было назначено ответственным за кадровое делопроизводство соответствующим приказом руководителя. Выписка оформляется на фирменном бланке предприятия.

Узнаем отменят ли трудовые книжки по этой ссылке https://otdelkadrov.online/4997-zakon-ob-otmene-trudovyh-knizhek-v-2017-godu-plyusy-minusy-reformy

Если информация напечатана на нескольких листах, то они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены заверительной надписью руководителя или ответственного сотрудника.

В ситуации, когда трудовая находится на руках, а необходимо сделать выписку, документ имеет право заверить нотариус. Также нотариально заверенный документ может понадобиться при трудоустройстве за рубежом или при получении лицензии на определенный вид деятельности.

Выписку из трудовой книжки (бланк 2020 года) можно скачать на сайте.

Процедура оформления

Процедура оформления выглядит так:

1. Сначала сотрудник подает заявление на имя своего руководителя (отдела, подразделения, всей компании, если она небольшая).
2. Заявление составляется в соответствии с той формой, которая принята в учетной политике компании. Пример показан ниже (вместо слова «копия» нужно написать «выписка»).
3. Начальник или его заместитель (а также другое уполномоченное лицо) принимает заявление и должен дать ответ в течение 3 рабочих дней.
4. По истечении предельного срока начальник ставит визу «Согласовано» или «Не возражаю».
5. Затем уполномоченный сотрудник (секретарь или представитель отдела кадров, бухгалтер) оформляет документ и выдает работнику под его подпись.

Составление документа

Копия данных о трудоустройстве за определенный период времени выдается на фирменном бланке предприятия, заверенном печатью. На нем указываются следующие данные:

• название компании (как полное, так и сокращенное);
• юридический адрес организации с почтовым индексом;
• номер налогоплательщика, присвоенный предприятию;
• контактная информация – телефоны, факс и адрес электронной почты.

Внизу прописывается дата, ставится пометка «копия верна».

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк документа и образец его заполнения

Форма выписки – стандартная для всех предприятий:

• название документа указывается по центру бланка;
• после него прописывается серия и номер книжки;
• следующие записи (в столбик, с новой строки) – ФИО сотрудника, дата рождения, образование, занимаемая должность;
• реквизиты компании (или печать) указываются в верхнем углу справа;
• под записями данных о сотруднике указывается дата выдачи копии документа о трудоустройстве;
• после них – таблица, аналогичная графам в трудовой. В нее вписывают данные, нужные работнику. Нельзя нарушать хронологический порядок дат приемов и увольнений. Обязательно условие – наличие номеров и дат приказов об увольнении с должности и приеме на работу. При необходимости указываются поощрения и взыскания.

В последней строке текста нужно указать «работает по настоящее время». Если документ имеет несколько листов, каждый из них нумеруется и заверяется оригинальной печатью компании. Готовая выписка заверяется личной подписью работника кадрового отдела и печатью.

Если вас интересует, можно ли иметь одновременно две трудовые книжки, прочтите эту статью.

Как грамотно составить должностную инструкцию финансового менеджера – смотрите здесь.

Способы получения выписки из электронной книжки

Если работник перешел на электронный учет трудовой деятельности, то для получения выписки можно воспользоваться одним из четырех способов:

• обратиться к работодателю (механизм описан выше);
• подать запрос через сайт госуслуг самостоятельно;
• обратиться в ПФР лично или через личный кабинет на сайте;
• обратиться в МФЦ.

Подробнее о том, как получить выписку из электронной книжки.

Выписка у работодателя оформляется по форме СТД-Р, при получении самостоятельно в Пенсионном фонде, МФЦ или через госуслуги — по форме СТД-ПФР.

Через госуслуги

Получить выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-ПФР можно через единый государственный портал под названием «Госуслуги». Для этого необходимо придерживаться следующего алгоритма действий:

1. Авторизироваться на Госуслугах. Для этого достаточно указать логин и пароль от Личного кабинета пользователя. Если у гражданина нет учетной записи, то потребуется пройти процедуру регистрации.
2. Найти раздел под названием «Услуги».
3. Выбрать «Работа и занятость».
4. Кликнуть на подзаголовок «Трудовое право».
5. Выбрать услугу, позволяющую получить нужные сведения.
6. Ознакомиться с порядком предоставления услуги и нажать «Получить».
7. Заполнить установленную форму заявления. Пользователю достаточно указать в соответствующих графах ФИО, дату рождения и СНИЛС.

С момента подачи запроса должно пройти всего несколько минут. По истечении этого периода времени в Личный кабинет пользователя поступит выписка из ЭТК по форме СТД-ПФР.

Через ПФР

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно и на официальном сайте Пенсионного фонда РФ. Для этого необходимо предпринять следующие действия:

Выписка оформляется по форме СТД-ПФР.

Прямое обращение

Прямые способы получения выписки из электронной трудовой книжки в бумажном варианте:

1. Обратиться в Многофункциональный центр.
2. Посетить районное Управление ПФР.

При посещении заполняется заявление, на основании которого выдаются сведения в форме СТД-ПФР.

Образцы

Образец формы СТД-Р из электронной трудовой. (при получении у работодателя)

Образец формы СТД-ПФР из электронной книжки. (при получении самостоятельно, в ПФР или МФЦ).

Как взять оригинал трудовой книжки

В некоторых случаях понадобится получить от работодателя не выписку, а сам оригинал трудовой книжки. Как показывает практика, компании неохотно идут на это шаг, особенно в случае с опытными сотрудниками, поскольку опасаются того, что работник перейдет на новое место к конкурентам. Также есть теоретический риск того, что будет незаконно сделан новый оригинал документа с заведомо ложными данными.

Вопрос является довольно неоднозначным, поскольку в законодательстве (статья 62 Трудового кодекса) описывается только один случай, когда компания обязана выдать именно оригинал документа – если сотруднику понадобится книжка для оформления документов в ФСС (фонде страхования).

Таким образом, вопрос о выдаче собственно оригинала книжки остается на усмотрение администрации. Решает его не представитель отдела кадров, а непосредственное руководство, к которому и нужно обращаться. Процедура примерно такая же:

1. Сначала пишется заявление в свободной форме или в соответствии с образцом, принятым в компании.
2. Нередко в этом заявлении нужно обязательно указать и основание для выдачи, и четкие сроки.
3. Затем в результате положительного решения книжку выдают на руки, а сотрудник пишет расписку с обязательством вернуть в положенные сроки.

Если же получить оригинал никак не удается, можно попробовать прийти к компромиссному решению и выслать в организацию, требующую оригинал, сканы (фото) книжки.

Обязательные документы. Что меняется

Бумажная трудовая или форма СТД-Р

Если сотрудник уже определился, что хочет вести трудовую деятельность в электронной трудовой и вы уже выдали ему бумажную трудовую, при увольнении выдайте ему справку СТД-Р. Если сотрудник еще не определился — выдайте на руки трудовую книжку и в дополнение к ней форму СТД-Р. Главное — не ошибитесь в формулировке при увольнении. Например, в программе «БухСофт» автоматически показывается правильная формулировка для трудовой.

Выдача справки о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению

Сроки выдачи справки о сумме заработка такие же как сроки выдачи трудовой книжки, справка выдается в день увольнения. При невозможности выдать справку в день увольнения работодатель обязан, как и в случае с трудовой книжкой, направить по почте уведомление о необходимости явиться за справкой или дать согласие на отправку справки почтой.

Документы о стаже работника

Подготовьте сотруднику выписки из форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и из Раздела 3 РСВ.

Для формы СЗВ-М отчетный период будет совпадать с месяцем увольнения, для Раздела 3 РСВ это будет квартал, в котором уволен сотрудник, а для формы СЗВ-СТАЖ отчетным периодом будет текущий год. В учетной программе БухСофт, после оформления увольнения, автоматически формируется комплект справок.

рис

2 Комплект документов, которые важно не забыть оформить при увольнении работника